Mengelola Secara Efektif

BAB VII 

MENGELOLA SECARA EFEKTIF

A.    Tingkatan-tingkatan Manajemen

Tingkatan-tingkatan manajer dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu:

a.      Berdasarkan perbedaan vertikal:

a.      Manajemen  puncak

Manajemen  puncak merupakan  manajemen  yang berada pada puncak hierarki dan bertanggung jawab atas keseluruhan organisasi. Manajmen  puncak bertanggung jawab untuk menentukan tujuan organisasi, menetapkan strategi, mengawasi dan menginterpretasikan lingkungan eksternal serta mengambil keputusan yang akan mempenharuhi seluruh organisasi dan mengkomunikasikan visi bersama untuk organisasi. Yang termasuk dalam manajemen puncak adalah presiden, direktur keuangan, dan wakil presiden pemasaran.

b.      Manajemen  menengah

Manajemen  menengah merupakan manajemen  yang bekerja pada tingkat menengah organisasi dan bertanggung jawab atas unit usaha dan departtemen utama. Dalam lingkungan baru, manajemen  menengah memerlukan keahlian untuk memberikan motivasi dan inspirasi yang beragam, keterampilan bernego, keinginan untuk mendengar, dan kemampuan untuk berkomunikasi dengan jelas, kejujuran dan integritas serta kemampuan untuk mengelola perubahab dan konflik. Yang termasuk dalam manajemen menengah adalah manajer penjualan wilayah dan manajer pabrik.

c.       Manajemen  supervisor

Manajemen  supervisor  merupakan manajemen  yang bertanggung jawab untuk proyek pekerjaan sementara yang melibatkan partisipasi orang yangdatang dari berbagai fungsi dann tingkatan organisasi. Yang termasuk manajemen supervisor adalah manajer akun dan supervisor.

d.     Manajer lini pertama

Manajer lini pertama merupakan seorang manajer yang berada pada tingkatan pertama atau kedua manajemen dan secara langsung bertanggung jawab atas sekelompok karyawan nonmanajemen. Mereka memberikan perhatian pada penerapan aturan dan prosedur untuk mencapai produksi yang efisien, memberikan bantuan teknis dan memotivasi karyawan.

b.      Berdasarkan perbedaan horizontal

a.      Manajer fungsional

Merupakan seorang manajer yang bertanggung jawab atas departemen yang menjalankan tugas fungsional tunggal dan memiliki karyawan dengan pelatihan dan keahlian yang serupa. Departemen ini mencakup periklanan, penjualan, keuangan, sumberdaya, manufaktur dan akuntansi.

b.      Manajer umum

Manajer umum merupakan seorang manajer yang bertanggung jawab atas beberapa departemen yang menjalankan fungsi berbeda.

B.     Fungsi-fungsi Manajer

1.      Perencanaan

Perencanaan atau planning  berkaitan dengan penentuan tujuan untuk kinerja organisasi di masa depan, memutuskan tugas, dan penggunaan sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.

Di dalam perencanaan dikenal bagian-bagiannya yaitu:

a.       Rencana strategis yakni mengidentifikasikan fokus bisnis utama sebuah perusahaan untuk periode jangka panjang, mungkin selama tiga hingga lima tahun ke depan.

b.      Perencanaan taktis yakni rencana-rencana skala kecil (diatas satu atau dua tahun) yang konsisten dengan rencana strategis (jangka panjang) perusahaan.

c.       Perencanaan operasional yakni menentukan metode-metode yang akan digunakan dalam waktu dekat  (misalnya tahun depan) untuk mencapai rencana-rencana taktis.

Ketika perusahaan melakukan perencanaan operasional, mereka  harus mengikuti kebijakan-kebiijakan dan prosedur yang berlaku. Kebijakan yakni panduan mengenai bagaimana pekerjaan sebaiknya dilakukan dan prosedur merupakan langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengimplementasikan suatu kebijakan.

a.      Perencanaan kontinjensi

Perencanaan kontinjensi merupakan rencana-rencana alternatif yang dikembangkan untuk berbagai kemungkinan kondisi bisnis.

b.      Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan penentuan dan pengelompokan tugas ke dalam departemen, serta alokasi sumber daya ke dalam departemen tersebut. Pengoganisasiam meliputi organisasai karyawan dan sumber daya-sumber daya lain berbagaii cara yang konsisten dengan tujuan perusahaan.

c.       Kepemimpinan

Merupakan fungsi manajemen yang menggunakan ,pengaruh untuk memberikan motivasi atau dorongan kepada karyawan agar dapat mencapai tujuan perusahaan atau organisasi

Fungsi kepemimpinan tidak hanya berhuubungan dengan instruksi –instruksi mengenai bagaiman menyelesaikan suatu pekerjaan, namun juga intensif untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut secara benar dan cepat. Salah satu metode adalah mendelegasikan wewenang dengan memberikan tanggung jawab yang lebih besar kepada karyawan. Jika karyawan lebih aktif terlibat dalam proses produksi dan diperkenankan untuk mengungkapkan pandangannya, maka banyak masalah akan dapat diselesaikan dengan lebih mudah.  

Adapun jenis-jenis gaya kepemimpinan yaitu:

         Autokrasi

Merupakan gaya kepemimpinan dimana pemimpin tetap memepertahankan wewenang penuh dalam pengambilan keputusan.

         Bebas kendali

Merupakan gaya kepemimpinan dimana pemimpin mendelegasik

an sebagian besar wewenagnya kepada para karyawan.

         Partisipatif

Merupakan gaya kepemimpinan dimana para pemimpin menerima beberapa masukan karyawan namun biasanya menggunakan wewnang yang mereka miliki untuk mengambil keputusan.

d.     Pengendalian

Merupakan  fungsi mmanajemen dalam mengawasi segala aktivitas karyawan dan melakukan koreksi jika diperlukan. Fungsi pengendalian akan menilai apakah encana-rencana yang dibuat dalam perencanaan telah tercapai. Fungsi pengendalian memungkinkan dilakukannya evaluasi secara kontinu sehingga perusahaan dapat memastikan bahwa ia telah mengikuti arah yang diinginkan untuk mencapai rencana strategisnya.

         Pengendalian oleh investor

Investor dari perusahaan terbuka mencoba untuk memastikan bahwa para manajer membuat keputusan-keputusan yang efektif yang akan memaksimalkan kinerhja dan nilai perusahaan. Investor memiliki pengaru atas manajemen karena mereka dapat menyampaikan keluhan kepada dewan direksi atau kepada para eksekutif jika para manajer membuat keputusan yang buruk.

         Pengendalian atas pelaporan

Investor dari perusahaan terbuka mencoba untuk memiliki kendali atas manajemen sebuah perusahaan dengan meninjau laporan keuangan yang diterbitkan secara triwulanan oleh perusahaan. Secara umum, kinerja keuangan akan didasarkan pada pendapatan dan pengeluaran perusahaan.

            Peranti lunak untuk meningkatkan  fungsi-fungsi manajemen

         Perekrutan karyawan

Peranti lunak untuk menyeleksi lamaran-lamaran pekerjaan, yang didasaekan atas prinsi-prinsip psikologi, dapat digunakan untuk menilai sikap dan potensi kecocokan dengan perusahaan.

         Evaluasa karyawan

Menilai dan mengevaluasi karyawan telah lama menjadi salah satu pekerjaan sensitif yang ditskuti oleh banyak manajer.

         Manajemen umum

Tersedia beragam peranti lunak yang dapat digunakan untuk membantu para manajer dalam aktivitas mnajemen sehari-hari.

         Negoisasi

Telah dikembangkan srjumlah paket peranti lunak yang menerapkan model-model psikologis dalammembbantu manajer membuat stratehi-strategi negoisasi pada berbagai situasi.

         Pengambilan keputusan

Semakin banyak jumlah paket peranti lunak yang dirancang untuk membantu manajer membuat keputusan dengan lebih rasional.

         Kreativitas

Beberapa peranti lunak didesain untuk merangsang kreatifitas manajerial.

C.    Keahlian Manajerial

1.      Keahlian konseptual

Disebut juga kaehlian analitis yaitu kemampuan untuk memahami hubungan yang terdapat  di antara berbagai pekerjaan da;lam sebuah perusahaan.

2.      Keahlian interpersonal

Disebut juga sebagai keahlian berkomunikasi yatu keahlian yang dibutuhkan untuk berkomunikasi dengan pelanggan dan karyawan.

3.      Keahlian teknis

Yaitu untuk memahami jenis-jenis pekerjaan yang mereka kelola.

4.      Keahlian mengambil keputusan

Proses pengambilan keputusan melibatkan beberapa tahapan yang spesifik. Pertama, setiap kemunhkinan keputusan yang konsisten dengan rencana strategis perusahaan sebaiknya diidentifikasikan kemudian di lanjutkan dengan mengumpulkan informasi-informasi yang relevan dengan setiap kemungkinan keputusan.  Adapun proses pengambilan keputusan antara lain:

a.      Bagaimana Manajer Mengelola Waktu

b.      Menyusun prioritas dengan tepat

c.       Menjadwalkan interval waktu yang panjang untuk pekerjaan-pekerjaan penting

d.     Meminimalisasi gangguan

e.      Membuat tujuan-tujuan jangka pendek

f.        Mendelegasikan sebagian pekerjaan kepada karyawan