Lingkungan Organisasi, Konflik, dan Manajemen Perubahan

BAB VII

LINGKUNGAN ORGANISASI, KONFLIK DAN

MANAJEMEN PERUBAHAN

Yang dimaksud dengan lingkungan organisasi/bisnis di sini ialah lingkungan

eksternal yang terdiri dari lingkungan ideologi, politik, ekonomi, sosial budaya,

pertahanan-keamanan dan teknologi. Lingkungan bisnis itu sifatnya dinamis dan sering memperngaruhi organisasi sehingga menimbulkan gejolak-gejolak bahkan konflik di dalam organisasi. Ini memerlukan pengelolaan tersendiri karena segala sesuatu mengalami perubahan.

Lingkungan Organisasi/Bisnis

Kita tahu bahwa kondisi lingkungan itu dinamis. Kita juga tahu bahwa lingkunganorganisasi itu terdiri atas lingkungan ideologi, politik, ekonomi, sosial-budaya, pertahanan-keamanan dan teknologi, baik lokal, provinsional, nasional, regional, maupun internasional yang semuanya mempengaruhi organisasi baik dalam kegiatan fungsionalnya maupun operasionalnya.

Lingkungan ideologi nasional pada hakikatnya sudah kita sepakati bersama, yaituideologi Pancasila yang merupakan Dasar Negara Indonesia. Pancasila kemudian dicantumkan kembali di dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia tahun 1945, yaitu dalam Pembukaannya. Selanjutnya kita memiliki Garis-garis Besar Haluan Negara (GBHN), Nota Keuangan dan Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara yang pelaksanaannya dipertanggungjawabkan oleh Presiden Republik Indonesia dalam pidato Kenegaraan di depan Sidang Dewan Perwakilan Rakyat pada setiap tanggal 16 Agustus. Lingkungan ideologi nasional tidaklah menjadi masalah bagi kita; lingkungan ideologi internasional yang harus kita waspadai karena mempengaruhi kehidupan bangsa dan negara. Kapitalisme, komunisme, sosialisme dan fasisme berusaha untuk menanamkan pengaruhnya pada masyarakat sehingga tidak jarang menimbulkan gejolak. Apabila kita tidak bersiap diri maka kita akan terbawa-bawa sehingga tanpa sadar kita terlena pada misi kita mencapai tujuan pembangunan nasional.

Lingkungan politik (dan hukum) mestinya harus menunjang pencapaian ekonomiyang sejahtera. Para pelaku politik tidak boleh mendahulukan kepentingan sendiri atau golongan namun harus mengutamakan kepentingan negara dan bangsa serta harus mengikuti peraturan permainan. Dengan makin meningkatnya tuntutan masyarakat terhadap praktek-praktek dunia bisnis yang tidak benar (konsumerisme) maka Pemerintah sebagai kekuatan politik yang mewakili masyarakat di samping mengadakan regulasi, debiroktisasi dan dekonsentrasi perlu pula memperhatikan pengendalian administratif yang benar untuk meningkatkan kewibawaan Pemerintah. Selain itu sikap terhadap sektor perekonomian perlu ditingkatkan.

Lingkungan ekonomi yang cendrung mengarah ke meningkatnya persaingan,

internasionalisasi/globalisasi operasi bisnis, harga-harga yang meningkat, tuntutan pelayanan yang lebih baik, serta kegiatan industri dan jasa-jasa, menuntut usaha yang lebih dari manajemen. Manajemen harus mampu meramal apa yang akan terjadi di masa yang akan datang, mengindentifikasi masalah secara dini dan menyelesaikan masalah dengan cepat dengan menggunakan strategi, kebijaksanaan dan program-program serta mengubah struktur organisasi bila perlu, mengadakan pengarahan kembali, koordinasi yang lebih baik serta pengawasan yang efisien dan efektif. Faktor ekonomi yang dominan perlu diperhatikan seperti: kredit, penghasilan, kemampuan masyarakat mengadakanpengeluaran, tingkat bunga, pajak, kurs valuta, PDB, distribusi penghasilan,penghasilanper kapita dan tingkat upah.

Lingkungan sosial dan budaya bertalian dengan etika atau penentuan baik-buruk,benar-salah, dan tugas-wajib. Masyarakat telah mulai sadar akan penting perlunya tanggung jawab sosial organisasi atau bisnis. Disamping itu perlu diperhatikan kecendrungan makin banyaknya tenaga kerja wanita, pendidikan yang makin maju yang menghasilkan angkatan kerja yang makin pandai dan makin tinggi tuntutannya, harapannya serta norma-normanya. Berkembangnya penduduk, angkatan kerja, struktur kerja, partisipasi kerja, dan pendidikan mempengaruhi nilai-nilai sosial budaya. Nilai-nilai dewasa ini cepat berubah. Semula orang puas dengan pemecahan atau pendekatan mekanistik dan paternalistik, namun sekarang masyarakat menghendaki pendekatan situasional. Orang tidak lagi sudi dijadikan pelengkap mesin dan dirayu dengan sistem pengayoman; sekarang mereka meminta pemecahan yang segera sesuai dengan situasi dan kondisi yang berubah.

Lingkungan teknologi juga mempengaruhi masyarakat. Teknologi dapat merubahsegala sesuatu secara cepat/dalam waktu yang relatif pendek dan sering masyarakat tidak siap atau disiapkan menghadapi perubahan tersebut. Inovasi pada bidang otomasi, komputer, robot, bio-teknologi, energi dan sumber daya alam lainnya mempengaruhi produktifitas masyarakat. Dukungan dari struktur yang ada serta kinerja manusia sering tertinggal sehingga di mana-mana terjadi kesenjangan.

Lingkungan pertahanan-keamanan perlu pula diperhatikan karena ini akan menjaminkehidupan perekonomian. Selain itu situasi pertahanan dan keamanan yang stabil tetapi dinamis akan memantapkan kehidupan masyarakat banyak sehingga mereka sempat untuk mengadakan atau menyesuaikan diri pada perubahan yang terjadi dengan tenang.

Jadi jelas bahwa lingkungan luar organisasi/bisnis tidak pernah statis. Para pengelolaorganisasi atau manajer bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kesempatan untuk berkembang. Namun karena banyaknya perubahan yang harus ditangani, manajemen perlu mengidentifikasi faktor lingkungan yang sifatnya kritis, yaitu kecendrungan, peristiwa dan kekuatan yang mempunyai dampak yang positif maupun negatif pada operasi organisasi.

Selanjutnya perlu selalu dipantau segala perubahan yang muncul di dalam faktorlingkungan kritis tersebut. Akhirnya perlu diramalkan dampak kumulatif pada

karakteristik industri dan berbagai faktor lingkungan. Lingkungan luar sangat menentukan keberhasilan organisasi/lembaga/badan usaha. Penentuan faktor keberhasilan memerlukan analisis terhadap karakteristik industri, yaitu

(1) sifat dan tingkat persaingan yang dihadapi organisasi, (2) kekuatan bersaingan dari substitusi yang ada, (3) hambatan masuk ke dalam industri, (4) kekuatan langganan atau para pembeli, dan (5) kekuatan para pemasok.

Persaingan di dalam industri datang dari adanya persaingan harga, dikenalkannyaproduk baru, perang iklan, pernaikan pelayanan pada langganan, dan jaminan yang lebih baik. Persaingan makin berat bila dalam industri tersebut banyak bisnisnya dan besar operasinya sama. Sebaliknya persaingan di dalam industri dapat diperkecil bila ada hambatan masuk ke dalam industri, yaitu perlunya ekonomi skala, modal besar, saluran distribusi, merek dan besarnya kesetiaan langganan, peraturan pemerintah (negative list: daftar usaha yang tertutup), usaha badan usaha lain untuk mengadakan perlawanan dengan biaya berpindah usaha yang tinggi.

Persaingan akan meningkat bila unsur teknologi masuk sehingga pesaing dapat

menekan biaya, memperbaiki fungsi produk lama dan menciptakan produk baru denganpengganti produk yang ada.

Apabila pembeli menuntut harga lebih rendah, kualitas yang lebih baik, pelayananyang lebih baik, persyaratan jaminan yang lebih baik serta memaksa produsen/penjual untuk melakukan hal-hal yang merugikan produsen/penjual lain, maka persaingan akan semakin sengit.

Demikian pula bila pemasok memiliki kekuatan tertentu melalui biaya yang lebihrendah, harga, kualitas, dan lain-lain maka ini akan membantu mengubah konstelasi persaingan.

Konflik

Apabila sistem komunikasi dan informasi tidak menemui sasarannya, timbullah salahpaham atau orang tidak saling mengerti. Hal ini akan menjadi salah satu sebab timbulnya konflik atau pertentangan dalam organisasi. Konflik dapat juga timbul sebagai hasil hubungan pribadi, ketidaksesuaian tujuan atau nilai-nilai pribadi karyawan dengan perilaku yang harus diperankan pada jabatannya, atau perbedaan persepsi. Selain itu konflik yang timbul karena struktur organisasi, para anggota berebut sumberdaya yang terbatas. Akhirnya konflik dapat juga timbul karena dinamika perubahan, akibat perubahan di dalam lingkungan. Orang menjadi tidak puas pada situasi yang sama padahal di luar sudah berubah.

Konflik merupakan pertentangan ingin menang salah satu pihak. Pertentangan inipada hakikatnya karena kepentingan, tujuan dan nilai-nilai yang berbeda. Konflik itu bermacam-macam yaitu:

(1) Konflik peranan (person-role conflict) yang tejadi di dalam diri seseorang; peraturan yang berlaku tidak dapat diterimanya sehingga dia memutuskan untuk

tidak melakukan sesuatu sesuai dengan peraturan yang berlaku.

(2) Konflik antar peranan (inter-role conflict) yang terjadi bila seseorang mempunyai

dua fungsi yang pelaksanaannya saling bertentangan.

(3) Konflik yang timbul karena seseorang harus memenuhi harapan beberapa orang

(intersender conflict).

(4) Konflik yang terjadi karena disampaikannya informasi yang saling bertentangan.

Kelompok konflik (1) meminta kesadaran orang untuk menaati peraturan yang ada

atau memerlukan kesetiaan orang pada organisasi. Kelompok konflik (2) dapat dihindari dengan mendefinisikan kembali tugas yang terlebih dahulu dispesialisasikan dan dialokasikan pada seorang tertentu, sehingga akibat negatif dwifungsi minimum. Kelompok konflik (3) dapat dihindari dengan memperlakukan sama semua pihak yang

berkepentingan. Kelompok konflik (4) dapat dihindari dengan sistem informasi yang lebih baik misalnya dengan adanya buku pedoman kerja/petunjuk.

Selain itu konflik dapat dikelompokkan pula ke dalam (1) konflik dalam individu, (2)konflik antar individu dalam organisasi yang sama, (3) konflik antara individu dan kelompok, (4) konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama, dan (5) konflik antar organisasi.

Fred Luthans membagi konflik ke dalam (1) konflik hirarkis, (2) konflik fungsional,(3) konflik lini-staf dan konflik formal-informal.

March dan Simon mengemukakan berbagai sebab utama konflik (organisasional):

(1) Kebutuhan untuk membagi sumberdaya yang terbatas tersedianya.

(2) Perbedaan tujuan.

(3) Saling ketergantungan kegiatan-kegiatan kerja.

(4) Perbedaan nilai-nilai atau persepsi.

(5) Fungsi ganda organisasi.

(6) Gaya-gaya individual.

Seperti telah dikemukakan diatas konflik di dalam organisasi itu sebabnya bermacammacam.Terlepas dari ini, menurut pandangan tradisional, konflik harus dihindari karena hal tersebut menunjukkan malafungsi di dalam organisasi. Tetapi menurut pandangan mahzab hubungan kemanusiaan, konflik itu adalah hasil alami dan tak dapat dihindari dan mungkin merupakan kekuatan yang dapat menunjang pada kinerja organisasi. Pandangan interaksi bahkan lebih jauh lagi dengan mengatakan bahwa konflik merupakan suatu keharusan mutlak agar organisasi berkinerja efektif. Bagaimanapun juga ada konflik yang sifatnya fungsional yaitu menunjang tujuan organisasi, adapula konflik yang tak menunjang atau bersifat disfungsional, mencegah organisasi mencapai tujuan. Apakah konflik itu fungsional atau disfungsional perlu dikelola dengan baik. Teknik-tekniknya adalah sebagai berikut:

(1) Menyelesaikan soal atau konfrontasi yang berusaha untuk memecahkan perbedaan paham dengan menghadapkan pihak-pihak yang berkonflik. Cara ini biasanya untuk menyelesaikan masalah sifatnya ringan, misalnya salah pengertian atau salah tafsir.

(2) Adanya tujuan yang berada diatas segala-galanya yang dikehendaki oleh pihak-pihak yang bersengketa. Tujuan ini menjamin kedamaian jangka panjang dan memaksa ketergantungan serta mempererat kerja sama.

(3) Penambahan sumberdaya sehingga pihak-pihak dapat memiliki kesempatan yang sama menikmati sumber daya yang disediakan sehingga mengurangi ketegangan.

(4) Penghindaran merupakan penyelesaian jangka pendek atas konflik yang timbul.

Masing-masing pihak mengundurkan diri dari kancah konfrontasi.

(5) Penghalusan merupakan proses tidak memperdulikan perbedaan antara individu atau kelompok namun mencurahkan perhatian pada kepentingan bersama.

(6) Kompromi merupakan penyelesaian konflik di mana masing-masing pihak menyerahkan atau bersedia mengorbankan sesuatu yang bernilai. Ini termasuk turut

campurnya pihak ketiga.

(7) Pemaksaan adalah penyelesaian konflik melalui penggunaan wewenang formal. Pihak-pihak yang berkonflik menuruti apa yang dikatakan atasan sehingga memaksa mereka untuk mengakui dan menerima wewenang atasan.

(8) Mengubah struktur organisasi bila sumber konflik adalah dari struktur organisasi.

Apa yang dikemukakan di depan adalah cara-cara menyelesaikan konflik. Di bawah

ini dikemukanan cara-cara menstimulasi konflik agar kinerja unit dapat ditingkatkan.

Cara tersebut adalah:

(1) Mengubah struktur organisasi sehingga menimbulkan pendapat yang berbeda, konflik, dan lain-lain dan justru ini membawa orang ke pembaharuan.

(2) Penggunaan komunikasi misalnya dengan membacakan sesuatu dapat dipakai untuk memantau pendapat mereka yang berkonflik sehingga sebab-sebab konflik dapat ditanggulangi.

(3) Menggunakan orang luar untuk mendorong hal baru sehingga pihak yang berkonflik

menghadapi bersamaan hal baru dan lupa akan konflik mereka.

(4) Meningkatkan persaingan, misalnya dengan mengharuskan pimpinan divisi

mengusulkan dan mempertahankan kebutuhan berdasar alokasi masa lalu, dapat

menstimulasi konflik. Masing-masing pihak berusaha untuk mendapatkan porsi yang

terbanyak, sekaligus melatih mereka bekerja lebih efisien.

(5) Pemrakarsa topik yang selalu bertentangan dengan pendapat umum misalnya dalam rapat untuk memancing konsep/ide baru dari anggota organisasi karena idenya selalu dinilai tak benar.

Manajemen Perubahan

Perubahan adalah proses yang menjadikan sesuatu/situasi lain daripada yang sudahada. Perubahan yang dimaksud di sini adalah yang terjadi pada orang, struktur atau teknologi. Adapun faktor yang menyebabkan perubahan itu sifatnya inernal maupun eksternal. Yang internal timbul dari perubahan tujuan, strategi, kebijaksanaan dan program yang biasanya karena perubahan eksternal. Struktur organisasi perlu dirancang bangun kembali, karyawan disesuaikan atau dikembangkan dan sarana juga harus di tata kembali disamping sikap para anggota, gaya manajerial dan lain-lain. Manajemen sendiri dapat berlaku sebagai agen perubahan. Perubahan dari luar mungkin datang dari pasar, pemerintah dengan peraturannya, perubahan ekonomi, teknologi baik dari dalam negeri atau luar negeri.

Tujuan perubahan itu sendiri apakah perubahan siklikal atau struktural sifatnya,adalah (1) penyesuaian diri dengan lingkungan eksternal agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan mudah dan bahwa (2) perilaku anggotapun dapat berubah sehingga lebih dapat mampu menanggulangi hal yang telah berubah.

Untuk itu semua perlu dikembangkan pola pendidikan dan latihan bagi para anggota agar sesuai dengan kebutuhan. Selain itu perubahan harus melalui proses demokrasi.

Bagaimanapun juga perubahan tidak selalu lancar. Ada kemungkinan bahwa

perubahan mengalami hambatan. Para anggota justru menolak atau tidak menghendaki adanya perubahan dan segala sesuatu dibiarkan sebagaimana adanya sekarang, atau statusquo. Dapun sebab-sebab yang tidak menghendaki perubahan adalah ketidakpastian, khawatir terjadi kesempatan yang hilang dan bahwa perubahan bukanlah demi kepentingan organisasi yang baik.

Untuk menanggulangi penolakan terhadap perubahan ini berbagai cara dapat dipilih.Namun sebelum membicarakannya perlulah dikaji proses perubahan itu sendiri karena keberhasilan suatu perubahan memerlukan: (a) mengeluarkan dari kotak status quo, (b) mengubahnya ke situasi baru dan (c) mengembalikannya pada perubahan baru yang sifatnya permanen. Kekuatan yang mendorong perubahan perlu di dukung, atau kekuatan yang menghambat perubahan perlu dihilangkan, atau keduanya digabung.

Perubahan melalui berbagai tahapan yaitu:

(1) Adanya tekanan pada manajer puncak, sehingga tergugah untuk menaggapinya, atau muncul kebutuhan untuk mengadakan perubahan, dan yang bersangkutan mengambil tindakan.

(2) Intervensi di puncak dilanjutkan dengan orientasi kembali pada masalah yang dihadapi secara internal.

(3) Diagnosis masalah disusul dengan adanya pengakuan terdapatnya masalah khusus.

(4) Penemuan cara penyelesaian yang baru disusul dengan pengikatan diri (komitmen) perlunya tindakan baru.

(5) Mencoba cara penyelesaian baru serta menunggu hasilnya, dan

(6) Menegasksan hasil-hasil positif, menciptakan praktek baru.

Cara menanggulangi penolakan terhadap perubahan adalah:

(1) Pendidikan dan komunikasi.

(2) Partisipasi.

(3) Pembinaan fasilitas dan dukungan.

(4) Negoisasi.

(5) Manipulasi (usaha tertutup untuk mempengaruhi).

(6) Pemaksaan/penekanan.

Seyogyanya butir (1), (2) dan (3) didahulukan penerapannya daripada awal mula kita

memanfaatkan (4), (5) dan (6). sedangkan teknik mengelola perubahan bergantung pada apa yang akan diubah manajer. Perubahan dapat terjadi pada orang, struktur, dan teknologi. Perubahan pada diri orang meliputi sikap, keterampilan, harapan, persepsi, atau perilaku. Perubahan struktur mencakup semua perubahan dalam wewenang, mekanisme koordinasi, derajat sentralisasi, rancang bangun kembali desain, serta variabel struktur lainnya. Perubahan teknologi meliputi perubahan terhadap cara perumusan atau metode dan peralatan yang dipakai.

Perubahan orang dapat dengan cara (1) pengembangan organisasi, (2) pelatihankepekaan, (3) umpan balik survi, (4) konsultasi, (5) penggunaan tim dan (6) pengembangan antar kelompok. Pengembangan organisasi merupakan teknik mengubah orang dan kualitas hubungan kerja antar pribadi. Pelatihan kepekaan merupakan metode mengubah perilaku melalui interaksi kelompok yang tidak distrukturkan. Umpan balik survei adalah teknik menilai sikap, mengidentifikasi perbedaan di antara mereka, dan menyelesaikan perbedaan serta memecahkan perbedaan dengan cara memanfaatkan informasi survei dalam kelompok pengumpan balik. Pada konsultasi, diundang orang luar yang mampu membantu manajer mengungkap, mengerti dan bertindak berdasarkan peristiwa yang terjadi. Pada interaksi antar pengganti tim kerja diizinkan para anggota tim mempelajari bagaimana masing-masing berpikir dan bekerja. Dalam hal pengembangan

antar kelompok diharapkan sikap, stereotipe dan persepsi kelompok kerja terhadap

kelompok kerja yang lain berubah (ke arah yang baik).

Perubahan struktur dilakukan melalui komponen-komponennya: tanggung jawab,wewenang, pelaporan, fungsi, hubungan, dan lain-lain. Cara lain adalah mengubah desain struktural dari fungsi ke divisi, sehingga perlu didesain kerja baru dan jadwal kerja.

Perubahan teknologi dilakukan dengan memperkenalkan alat, metode, sarana baru,otomasi serta komputerisasi.

Semua itu perlu disiplin tertentu, inisiatif (prakarsa, kreativitas dan inovasi. Disiplinadalah sanksi formal yangdipakai manajemen untuk membenahi perilaku yang tak diinginkan. Sedang inisiatif adalah usaha yang diawali oleh diri pribadi tanpa ada pengaruh dari orang lain. Kreativitas adalah mengkombinasikan ide dengan cara unik atau menggabungkan ide secara khusus sedang inovasi adalah proses mendapatkan ide yang kreatif dan menjadikannya produk jasa yang bermanfaat atau metode operasi yang berguna. Suatu budaya tertentu diperlukan untuk menciptakan iklim yang menstimulasi inisiatif, kreativitas dan inovasi. Budaya itu ialah (1) toleransi terhadap resiko, (2) pengendalian eksternal minimum, (3) kegiatan kerja yang beraneka ragam, (4) tak perlu banyak hal khusus, (5) konflik ditoleransi, (6) berkiblat pada tujuan, dan (7) komunikasi ke segala arah.